VRIJWILLIGERSBELEID

Vrijwilligers vinden is één ding, maar als je ze dan gevonden hebt, wil je ze ook behouden. Een goed vrijwilligersbeleid is daar essentieel bij, maar hoe maak je dat? Dit is een handreiking voor vrijwilligersorganisaties bij het formuleren van zo’n beleid. Of om te checken of het bij jouw organisatie allemaal goed geregeld is. Dat geeft de vrijwilliger én de organisatie houvast.

Stap 1: Introduceer de organisatie

• Begin allereerst met meer informatie over de organisatie; korte introductie, wat doe je, wie is je doelgroep, hoe is het ontstaan?
• Missie: Omschrijf de identiteit van de organisatie. Hierdoor krijgt de vrijwilliger een beeld van wat je doet en wat je met de vrijwilliger samen wilt bereiken.
• Visie: Wat is de droom van de organisatie? Een vrijwilliger moet die kennen, want hij gaat meebouwen aan de weg die moet leiden naar realisering van de droom.
• Vertel ook iets over de contactpersonen van de vrijwilliger (mede vrijwilligers/medewerkers?). Zodat er ook een beeld ontstaat met wie de vrijwilliger gaat samenwerken.
• Beschrijf ook waarom de organisatie met vrijwilligers werkt, wat is daarop jullie visie?

Stap 2: Beleid

• Verwerk daarna een kort stukje over vrijwilligersbeleid; Wat is het en waar dient het beleid voor?
• Voor wie is het beleid bedoeld en voor wie ook juist niet?

Stap 3: Positie van de vrijwilliger

• Wat is de plek van de vrijwilliger binnen de organisatie?
• Zijn er vaste vrijwilligersfuncties? Is iedereen welkom?
• De positie van de vrijwilliger naast die van de medewerker; hoe is de rolverdeling? Wie doet wat wel en wat ook juist niet en wat is de reden daarvan?
• Wat zijn de afspraken rondom hoeveel uur iemand vrijwilligers mag komen doen; minimaal, maar ook maximale uren/dagen.
• Zijn er bepaalde criteria waar een vrijwilliger aan moet voldoen?
• Beschrijf ook wat de vrijwilliger van de organisatie mag verwachten (doorgroeimogelijkheden, trainingen, begeleiding, waardering), maar ook wat je van de vrijwilliger verwacht tijdens het doen van het vrijwilligerswerk (rechten en plichten).
• Wordt er gebruik gemaakt van een vrijwilligersovereenkomst? Hierin kan je vastleggen dat de vrijwilliger onbetaalde arbeid verricht en zou je een overzicht van rechten, plichten, afspraken over ureninzet, frequentie, vergoedingen en verzekeringen kunnen toevoegen. Plus eventuele omgangsvormen, privacy, etc.
• Heeft de organisatie zelf een verzekering afgesloten voor vrijwilligers? Of vallen ze onder de vrijwilligersverzekering van de Gemeente Nieuwegein? Beschrijf wat de verzekering inhoudt.
• Moet de vrijwilliger een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) overleggen? En zo ja, hoe gaat dat in zijn werk?

Stap 4: Werving en Selectie
Beschrijf in dit hoofdstuk hoe vrijwilligers geworven worden. Van welke wervingskanalen wordt gebruik gemaakt, hoe gaat het werving en selectie proces in zijn werk? Is er een kennismakingsgesprek? Wat zijn de voorwaarden waar een vrijwilliger aan moet voldoen voordat hij/zij aan de slag kan gaan?

Stap 5: Begeleiding
Begeleiding is een soort inhoudelijk beloning. Het helpt de vrijwilliger zich te ontwikkelen en zorgt voor het gevoel erbij te horen. Hoe ziet de begeleiding er bij jouw organisatie uit?

• Wie is de contactpersoon voor de vrijwilliger?
• Is er een coördinator/aandacht functionaris voor alle vrijwilligers en zo ja wat is het takenpakket van deze persoon?
• Hoe ziet de introductie eruit?
• Is er een proefperiode?
• Worden er gegevens van de vrijwilliger geregistreerd? Leg ook uit waarom dat is en hoe de organisatie met deze gegevens omgaat.

Stap 6: Waardering
Waarderingen maken dat de vrijwilliger zich ‘gezien’ voelt. Dit vergroot het verantwoordelijkheidsgevoel en versterkt in grote mate de betrokkenheid van de vrijwilliger bij de organisatie.

• Beschrijf wat de organisatie doet aan waardering in de vorm van viering, attenties en regelingen (zoals een kerstviering, vrijwilligersfeest, verjaardagskaart, afscheidsattentie, etc.)
• Is er sprake van een vrijwilligersvergoeding? Reiskosten? Onkosten?

Stap 7: Behouden
Bij dit onderwerp beschrijf je wat de organisatie doet om de vrijwilliger te behouden. Is er bijvoorbeeld ruimte om door te groeien? Worden er trainingen/cursussen georganiseerd om kennis te vergaren? Zijn er bijeenkomsten om vrijwilligers onderling ervaringen uit te laten wisselen?

Stap 8: Beëindigen
Vrijwilligerswerk kan om meerdere redenen beëindigd worden. In dit hoofdstuk beschrijf je wanneer het vrijwilligerswerk beëindigd wordt.

• Is er sprake van een afscheidsgesprek? En hoe ziet die er dan uit?
• Hoe wordt er omgegaan met een onvrijwillige beëindiging?
• Hoe wordt er omgegaan met geschillen? Waar kan de vrijwilliger terecht met problemen waar hij met zijn contactpersoon niet uitkomt?

Stap 9: Evaluatie
Beschrijf tot slot wanneer er een evaluatie gepland staat voor het beleid. Zodat het vrijwilligersbeleid altijd up to date blijft. Geef ook aan hoe deze evaluatie eruit ziet. Wordt de vrijwilliger zelf hier ook bij betrokken?

Succes!

Meer informatie nodig? Het NOV heeft een aantal handboeken rondom vrijwilligersbeleid op een rijtje gezet. Je vindt ze hier.