Deze checklist biedt handvatten tijdens het eerste kennismakingsgesprek met een nieuwe vrijwilliger. Pas het gerust aan naar je eigen organisatie en naar wat jij graag van de nieuwe vrijwilliger wilt weten.
Mogelijke onderwerpen:
- Allereerst een korte introductie van jezelf; wie ben je, wat is je rol in de organisatie en waarom spreek jij nu met deze vrijwilliger.
- Vervolgens een korte, persoonlijke beschrijving van de vrijwilliger
- Motivatie van de vrijwilliger om te reageren op de vacature
- Informatie over de beschikbaarheid; wanneer inzetbaar? Hoe vaak? Wanneer beginnen?
- Informatie over de organisatie en de betreffende vacature
- Benodigde competenties voor de vacature
- Wederzijdse verwachtingen
- Ondersteuning/begeleiding; welke wensen voor ondersteuning/begeleiding is er vanuit de vrijwilliger en wat kan de organisatie bieden?
- Sociale veiligheid; Hoe zorg je ervoor dat de cliënt/deelnemer veilig is bij de vrijwilliger en andersom? Verklaring Omtrent Gedrag nodig?
- Hoe ziet de inwerkperiode eruit?
- Afspraken maken over het verdere gevolg
Extra tips:
- Wees enthousiast, maar vooral ook realistisch
- Laat de vrijwilliger zoveel mogelijk zelf aan het woord zijn
- Wees eerlijk!
- Over de organisatie en het takenpakket
- Over de match
- Twijfel je? Probeer dit dan bespreekbaar te maken, spreek een proefperiode af.
- Geen match? Het is beter om dit direct eerlijk aan te geven
- Vraag ook naar wat de vrijwilliger wil bereiken? Zijn er ontwikkelingswensen?
- Luister niet alleen naar de inhoud, maar kijk ook naar andere competenties die zichtbaar worden tijdens een gesprek; hoe gedraagt iemand zich tijdens het gesprek? Kijkt de persoon je aan, is hij/zij enthousiast of juist timide, etc.
- Als je vast moet stellen dat de vrijwilliger niet past binnen het gevraagde profiel, ga bij jezelf na of de vrijwilliger wel in een andere vorm iets kan betekenen voor de organisatie.
Vrijwilligersovereenkomst:
Wanneer een vrijwilliger bij jouw organisatie aan de slag gaat, is het aan te raden dat er een duidelijke overeenkomst is. Hierin staan verschillende zaken vermeld. Doel van de overeenkomst is dat beide partijen weten wat ze van elkaar mogen verwachten.
Proefperiode:
Het kan goed zijn om een proefperiode af te spreken. Zo kan je zien of iemand ook daadwerkelijk een match blijkt te zijn. Ook is het een mogelijkheid om een mogelijke twijfel die je hebt bij de kandidaat weg te laten nemen of om juist te ervaren dat iemand onverhoopt toch niet geschikt blijkt te zijn. Leg de vrijwilliger vooraf uit wat je van hem/haar verwacht en plan een evaluatiegesprek aan het einde van de periode.
Na de proefperiode:
Aan het eind van de proefperiode vindt er een evaluatiegesprek plaats waarin jullie met elkaar bespreken hoe jullie de proefperiode ervaren hebben. Wanneer jullie beiden vinden dat de proefperiode geslaagd is, kan de vrijwilliger aan de slag!
Het kan ook zijn dat de vrijwilliger toch niet geschikt blijkt te zijn. Als iemand niet voldoende kennis en vaardigheden heeft of niet de gewenste houding heeft en dit ook niet (snel genoeg) kan leren, heb je alle reden om iemand af te wijzen. Het is wel van belang dat je dat eerlijk tegen de persoon zegt. Spreek vooraf duidelijk de verwachtingen uit dan is het makkelijker om in dit gesprek op die eerder genoemde punten terug te komen. Vergeet niet om ook te vertellen wat je wel goed vond gaan.
Tip:
Misschien is er binnen je organisatie een andere functie waar de vrijwilliger wel geschikt voor is. Of je hebt een idee bij welke organisatie deze vrijwilliger wel op zijn plek zou zijn. Verwijs hem of haar dan door (dit kan natuurlijk ook een verwijzing naar het VrijwilligersHuis zijn)!
Succes!
Vragen of extra ondersteuning nodig? Neem gerust contact met ons op!