EVALUATIEGESPREK

Het is van belang dat vrijwilligers hun taken goed en met plezier blijven vervullen. Een evaluatiegesprek geeft hier een belangrijke bijdrage aan. Een evaluatiemoment is een goede gelegenheid om mensen aan het woord te laten over hun persoonlijke ervaringen en verwachtingen. Deze checklist toont de verschillende mogelijkheden tot evalueren.

Doel evaluatiegesprek
Een evaluatiegesprek kan op verschillende momenten plaatsvinden. Bijvoorbeeld als afsluiting van een proefperiode. Tijdens dit gesprek bespreek je met de vrijwilliger of de proefperiode geslaagd is. Wat vond de vrijwilliger bijvoorbeeld van de werkzaamheden, beviel de sfeer? Ook bespreek je of de vrijwilliger voldeed aan de verwachtingen.
We raden daarnaast aan om jaarlijks een evaluatiemoment in te plannen met de vrijwilliger om te kijken of de taken nog passen bij de wensen van de persoon en of de taken naar wens worden uitgevoerd. Op die manier voelt de vrijwilliger zich gehoord, betrokken bij je organisatie en zorg je ervoor dat mogelijke onvrede of frustraties besproken kunnen worden. Dat betekent niet dat onderwerpen die aandacht behoeven, moeten wachten op ‘het evaluatiemoment’. Het is bedoeld om jou als organisatie en de vrijwilliger wat houvast te geven.

Mogelijke manieren van evalueren
Individueel gesprek
Wanneer de gespreksonderwerpen een persoonlijk karakter hebben is een individueel gesprek het meest geschikt. Bijvoorbeeld na een proefperiode, wanneer er problemen zijn met personen of werkzaamheden of als het gaat om de individuele ontwikkelingsmogelijkheden van de vrijwilliger binnen de organisatie. Een 1 op 1 gesprek zorgt voor een veilige situatie waardoor het gemakkelijker wordt om een open en eerlijk gesprek te voeren.

Groepsgesprek
Wanneer er sprake is van samenwerking of het uitvoeren van eenzelfde taak op een ander tijdstip kan een groepsgesprek ook een goede manier van evalueren zijn. Tijdens een groepsgesprek is er ruimte om met elkaar ervaringen en eventuele knelpunten te bespreken. Op die manier kan er ook direct samen naar oplossingen van mogelijke problemen worden gezocht wat de motivatie en samenhang van de vrijwilligers onderling versterkt. De groepsevaluatie kan ook in de vorm van een gezellig samenzijn worden gegoten. Bijvoorbeeld door het gesprek te laten volgen door een feestelijke activiteit, een lezing of een lunch/high tea. Het zal de onderlinge band tussen de vrijwilligers en het gevoel van verbinding nog meer versterken.

Enquête
Een schriftelijke enquête kan ook een manier zijn om van de vrijwilligers terug te horen of zij hun werkzaamheden nog met plezier vervullen. Deze mogelijkheid wordt vaak gebruikt door organisaties die ondersteund worden door een groot aantal vrijwilligers. Bedenk wat je wilt weten van de vrijwilligers en stel aan de hand daarvan een vragenlijst op. Met de uitkomsten kan gezien worden of men tevreden is. We raden aan om toch een individueel gesprek aan te gaan wanneer er uit de ingevulde enquête blijkt dat er onvrede is. Jouw vrijwilligers zijn mogelijk eerder geneigd de volledige waarheid te delen als de enquête anoniem is. Het nadeel: moeilijk om de feedback gericht op te lossen.

Inhoud van het gesprek

Mogelijke onderwerpen die je aan kan snijden tijdens het gesprek:

• Takenpakket
  Verloopt alles nog naar wens?  
• Samenwerking
  Hoe bevalt de onderlinge samenwerking?
• Organisatie (o.a. werkrooster, afspraken)
  Passen de afspraken nog bij de wensen?
• Werkomstandigheden
  Wat gaat er goed en wat zijn verbeterpunten?
• Communicatie
  Word je goed geïnformeerd/op de hoogte gehouden van ontwikkelingen?
• Wensen / verwachtingen voor de toekomst
  Doorgroeimogelijkheden?
• Ondersteuning / begeleiding
  Voldoet de begeleiding?
• Scholing
  Behoefte aan scholing om taken uit te kunnen voeren?
• Vergoedingen
• Overige zaken

Noteer de afspraken die gemaakt zijn en plan vast een volgend evaluatiemoment.

Do’s

• Zorg voor een open en eerlijk gesprek in een veilige setting.
• Zorg dat er een gevoel van wederzijds vertrouwen heerst.
• Laat zien dat jullie hetzelfde belang hebben, namelijk het goed draaien van de organisatie. Dit zorgt voor saamhorigheid.
• Neem de vrijwilliger(s) mee in de nieuwste ontwikkelingen van de organisatie. Dit zorgt voor een gevoel van betrokkenheid.
• Leg in de uitnodiging duidelijk uit wat de bedoeling is van het gesprek. Dit voorkomt verkeerde verwachtingen en kan onnodige spanning bij de vrijwilligers voorkomen.
• Stuur de vrijwilligers een agenda en eventueel alvast een vragenlijst die in het evaluatiegesprek aan de orde komen. Zo kunnen zij zich goed voorbereiden.
  • Vraag de vrijwilligers zelf ook om agendapunten
• Houdt bij datum en tijdstip rekening met de agenda van de vrijwilligers.
• Plan voldoende tijd en zorg voor een geschikte plek voor het gesprek.
• Leg gemaakte besluiten en afspraken vast en spreek af wie welke actie onderneemt en stuur dit naar alle deelnemers.

Don’ts

• Laat het geen beoordelingsgesprek worden.
• Dring niemand iets op, zorg voor een overleg.
• Ga niet in discussie over de feedback die je krijgt
• Probeer niet te verzanden in negatieve kritiek op de vrijwilliger(s)

Vervolg
Na het evaluatiegesprek is het van belang dat de gemaakte afspraken worden uitgevoerd en opgevolgd. Spreek elkaar aan op de uitvoering hiervan. Volg en begeleid vrijwilligers die hebben aangegeven zich verder te willen ontplooien. In de volgende evaluatie kan dan met elkaar bekeken worden of alle afspraken zijn nagekomen.