Afronding samenwerking
Het is belangrijk om de samenwerking met een vrijwilliger goed af te sluiten. Dit is voor beide partijen prettig en het voorkomt dat er onuitgesproken frustraties of meningsverschillen in de lucht blijven hangen, wat uiteindelijk slecht kan zijn voor het imago van je organisatie.

Een exitgesprek is een kans om informatie te krijgen over hoe het werk in de organisatie ervaren wordt. Wat is de reden van het vertrek? Zijn het persoonlijke redenen of zijn er nog aandachtspunten die je mee kan nemen voor de (hopelijk) nieuwe vrijwilliger en de nog actieve vrijwilligers? Het kan daarnaast helpen om dit moment aan te grijpen voor een korte zelf-evaluatie; had een interventie met deze vrijwilliger op een eerder moment kunnen voorkomen dat jullie nu een exit gesprek voeren?

Geef in dit gesprek ook aan of er eventueel nog mogelijkheden zijn voor de vrijwilliger om weer terug te keren, bijvoorbeeld voor een eenmalige klus. Zorg ook voor een overdracht moment zodat waardevolle kennis niet verloren gaat. Nog mooier zou het zijn als de vertrekkende vrijwilliger de nieuwe vrijwilliger alvast in zou kunnen werken.

Het is sowieso goed om te laten zien dat je goed zorgt voor je vrijwilligers, ook wanneer het vrijwilligerswerk stopt. Als het mogelijk is, zou je nog wat extra aandacht aan het afscheid kunnen geven door bijvoorbeeld een informeel moment te organiseren waar het voor andere vrijwilligers/collega’s mogelijk is om gedag te zeggen.

Tot slot zou je een getuigschrift mee kunnen geven wat de vrijwilliger kan gebruiken voor eventuele nieuwe uitdagingen.

Inhoud gesprek
Het is belangrijk dat je in dit gesprek open en eerlijk bespreekt wat er op jouw hart, maar vooral ook op dat van de vertrekkende vrijwilliger ligt. Mogelijke onderdelen van het exitgesprek zijn:

• Wat is de reden van het vertrek?
• Takenpakket;
  Waren de taken makkelijk/moeilijk, gevarieerd, gaven ze voldoening?
• De werkomstandigheden
  Wat ging er goed en wat zijn verbeterpunten?
• Samenwerking
  Hoe was de relatie met de andere vrijwilligers, andere medewerkers, de contactpersoon?
  Hoe was de onderlinge samenwerking?
• Mogelijkheden terugkeer?
• Mogelijkheden overdracht/inwerken?

Do’s

• Wees zo open en eerlijk mogelijk
• Probeer vooral de vrijwilliger aan het woord te laten
• Vraag door om duidelijk te krijgen wat de werkelijke reden voor vertrek is
• Geef feedback waar de ander iets mee kan, maar vraag vooral feedback aan de vrijwilliger
• Probeer open te staan voor feedback of andere opmerkingen van de vrijwilliger
• Probeer te zorgen voor een positieve afsluiting

(bijvoorbeeld door aan het eind van het gesprek naar een positieve ervaring te vragen)

Don’ts

• Ga niet in discussie over de feedback die je krijgt
• Probeer niet te verzanden in negatieve kritiek op de vrijwilliger
• Ga niet eindeloos proberen de vrijwilliger op andere gedachten te krijgen

Tip:
Misschien heb je een idee bij welke organisatie deze vrijwilliger wel op zijn plek zou zijn. Verwijs hem of haar dan door (dit kan natuurlijk ook een verwijzing naar het VrijwilligersHuis zijn)!